MAKALAH KONSEP DAN AKTIVITAS PERKANTORAN DI PERPUSTAKAAN

MAKALAH

KONSEP DAN AKTIVITAS PERKANTORAN

DI PERPUSTAKAAN

Disusun oleh:

Nama                          : Faisol Abdul Kharis

NIM                            : 13040112130125

Jurusan/Kelas            : S1 Ilmu Perpustakaan/B

Mata kuliah                : Administrasi Perkantoran

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2013

ABSTRACT

Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Konsep kantor terbagi atas dua jenis, diantaranya adalah kantor dalam arti statis dan kantor dalam arti dinamis. Perpustakaan juga merupakan suatu organisasi atau lembaga yang melakukan kegiatan administrasi dan merupakan salah satu tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Dalam administrasi perkantoran yang dilakukan di ruang lingkup perpustakaan diperlukan adanya pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan dalam penyelenggaraan perkantoran di perpustakaan guna membantu pimpinan organisasi atau instansi perpustakaan tersebut dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.

Keywords: perpustakaan; perkantoran; konsep perkantoran; aktivitas perpustakaan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Organisasi merupakan salah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efisiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001), yang dimaksud dengan organisasi adalah suatu satu kesatuan atau susunan dan sebagainya yang terdiri atas bagian-baian orang dan sebagainya untuk tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Dalam mewujudkan efisiensi kerja tersebut, maka suatu organisasi harus memiliki tempat atau ruangan yang disediakan dan biasa disebut dengan kantor.

Kantor adalah suatu gedung, rumah atau ruangan tempat mengurus suatu pekerjaan; tempat bekerja (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001). Jadi, kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Hal ini berarti segala macam urusan di dalam organisasi harus melewati kegiatan perkantoran dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Sehingga kantor sangat diperlukan demi terwujudnya organisasi yang baik.

Perpustakaan juga merupakan suatu organisasi atau lembaga yang melakukan kegiatan administrasi dan merupakan salah satu tempat pengendalian suatu kegiatan informasi.

Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo-Basuki, 1991:3).

Perpustakaan sebagai institusi mencakup organisasi perpustakaan, perkembangannya, peranannya dalam masyarakat serta sumbangan perpustakaan terhadap sejarah manusia. Pengorganisasian koleksi perpustakaan (buku dalam arti luas) termasuk cara mengolah, menyimpan serta temu kembali sebaik, secepat dan semurah mungkin.

Dalam administrasi perkantoran yang dilakukan di ruang lingkup perpustakaan, diperlukan adanya pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan dalam penyelenggaraan perkantoran di perpustakaan guna membantu pimpinan organisasi atau instansi perpustakaan tersebut dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi. Dalam penyelenggaraan aktivitas atau kegiatan perkantoran di perpustakaan tersebut, maka harus dilakukan pengorganisasian tugas-tugas operasional perpustakaan, penentuan lokasi perpustakaan, penyusunan tata ruang di perpustakaan, penunjukan dan pengelompokan sumber daya manusia, penyusunan tata cara pelaksanaan tugas-tugas perkantoran di perpustakaan hingga penyusunan buku pedoman pegawai dan peningkatan efisiensi pekerjaan kantor di perpustakaan.

Oleh karena itu, penulis akan membahas konsep-konsep perkantoran dan perpustakaan serta aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan.

1.2         Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, penulis mengidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut:

1.             Apa saja aktivitas-aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan?

2.             Bagaimanakah konsep-konsep aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan?

1.3         Tujuan

Sesuai dengan rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah:

1.             Untuk mengetahui apa saja aktivitas-aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan.

2.             Untuk mengetahui seperti apa konsep-konsep perkantoran dan perpustakaan serta aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan.

1.4         Manfaat

Makalah ini secara umum dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sumber rujukan untuk melakukan pengkajian terhadap aktivitas dan konsep-konsep perkantoran yang terdapat di perpustakaan ataupun yang relevan dengan tema dari makalah ini. Secara khusus manfaat makalah ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

Bagi penulis:

1.             Dengan menulis makalah ini, penulis dapat mengetahui apa saja aktivitas-aktivitas perkantoran yang terdapat di perpustakaan.

2.             Menambah wawasan penulis tentang aktivitas-aktivitas perkantoran yang dilakukan di dunia perpustakaan.

3.             Makalah ini dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk penelitian ataupun sebagai media pelengkap pembelajaran yang relevan dengan permasalahan makalah ini.

Bagi pembaca:

Makalah ini dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk penelitian ataupun sebagai media pelengkap pembelajaran yang relevan dengan permasalahan makalah ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1         Kantor

Kantor adalah suatu gedung, rumah atau ruangan tempat mengurus suatu pekerjaan; tempat bekerja (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001). Jadi, kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Hal ini berarti segala macam urusan di dalam organisasi harus melewati kegiatan perkantoran dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Sehingga kantor sangat diperlukan demi terwujudnya organisasi yang baik.

2.2         Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan merupakan hal yang penting untuk diadakan dan di perhatikan secara khusus karena melihat fungsi dan isinya. Namun untuk memperkuat teori tentang perpustakaan ada bebrapa pakar yang mendefinisikan perpustakaan. Salah satunya menurut Sulistyo-Basuki yang mendefinisikan bahwa:

“Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” (Sulistyo-Basuki, 1991: 3).

BAB II

PEMBAHASAN

3.1         Konsep

Menurut Bahri (2008:30) Konsep adalah satuan arti yang mewakili sejumlah objek yang mempunyai ciri yang sama. Orang yang memiliki konsep mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga objek-objek dihadirkan dalam kesadaran orang yang berbentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri pun dapat dilambangakan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa).

3.2         Konsep Kantor

Kantor adalah suatu gedung, rumah atau ruangan tempat mengurus suatu pekerjaan; tempat bekerja (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001). Jadi, kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Hal ini berarti segala macam urusan di dalam organisasi harus melewati kegiatan perkantoran dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Sehingga kantor sangat diperlukan demi terwujudnya organisasi yang baik.

Konsep kantor terbagi atas dua jenis, diantaranya adalah kantor dalam arti statis dan kantor dalam arti dinamis. Kantor dalam arti statis meliputi lay out kantor, peralatan dan mesin yang digunakan dan lingkungan kantor, sedangkan kantor dalam arti dinamis meliputi kegiatan administrasi, komunikasi dan kontrol atau pengawasan.

3.2.1   Kantor dalam Arti Statis

Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Konsep kantor dalam arti statis ini meliputi:

1.             Lay out kantor

Lay out kantor atau tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor secara terperinci untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang praktis untuk melaksanakan pekerjaan kantor (Moekijat, 1989:14 dalam presentasi Fatchun Hasyim, 2013).

Tujuan lay out kantor menurut The Liang Gie (1998:188) antara lain:

a.         Pekerjaan memiliki jarak tempuh sependek mungkin.

b.        Aktivitas tata usaha mengalir secara lancar.

c.         Ruang digunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

d.        Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

e.         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

f.         Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

g.        Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Sedangkan model lay out kantor menurut Hendi Haryadi (2009:126) dibedakan menjadi dua, yakni model ruang kantor terbuka dan model ruang kantor tertutup.

Model ruang kantor terbuka merupakan ruangan untuk bekerja bersama-sama oleh beberapa karyawan dan tidak dipisah-pisahkan, tetapi semua aktivitas dilaksanakan pada suau ruangan yang besar.

Sedangkan model ruang kantor tertutup merupakan ruangan kerja yang dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

2.             Peralatan dan mesin

Peralatan adalah alat yang digunakan seseorang (dalam hal ini adalah staff ataupun karyawan yang bekerja di kantor) untuk menyelesaikan tugas utamanya sehingga kegiatan di kantor berjalan secara optimal dan sesuai tujuan yang diharapkan.

Peralatan yang terdapat di kantor digolongkan dalam dua jenis yaitu yang bersifat habis pakai dan yang bersifat tahan lama. Pengertian peralatan yang habis pakai maksudnya adalah peralatan yang relatif cepat habis seperti bolpoint, pena, pensil, kertas, kertas untuk membuat surat dan lain sebagainya. Jenis peralatan ini biasanya diadakan setahun sekali. Sedangkan peralatan yang bersifat tahan lama maksudnya adalah peralatan yang dapat digunakan terus-menerus dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya mesin ketik, pelubang kertas, gunting, penggaris, mesin cetak, mesin pengganda (mesin fotokopi), mesin scanner, mesin pemotong kertas dan lain sebagainya.

Selain kedua jenis peralatan tersebut, di suatu kantor yang sudah maju (modern) banyak menggunakan peralatan elektronik sebagai penunjang kegiatan perkantorannya, misalnya komputer, telepon, pendingin ruangan (Air Conditioner) dan lain sebagainya.

3.             Lingkungan kantor

Yang dimaksud dengan lingkungan kantor adalah semua faktor internal maupun eksternal yang mempengaruhi faktor pengambilan keputusan kantor serta hasil pelaksanaannya. Faktor internal terdiri dari faktor-faktor yang ada di dalam kantor tersebut. Faktor-faktor tersebut membentuk suasana dimana pekerjaan perkantoran tersebut dilakukan. Sedangkan inti dari lingkungan eksternal adalah jaringan hubungan yang dilakukannya. Hubungan tersebut meliputi transaksi yang dilakukan perpustakaan dengan pengguna, pemasok, organisasi induk dan sponsor serta pemerintah.

3.2.2   Kantor dalam Arti Dinamis

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan manajemen perkantoran yang melipui kegiatan Planning (merencanakan), Organizing (mengorganisasikan), Actuating (melaksanakan), Controlling (pengawasan). Selain kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran tersebut, ada satu kegiatan penting yang wajib dilaksanakan dalam  beraktivitas di lingkungan perkantoran. Kegiatan tersebut adalah komunikasi.

1.             Manjemen perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan suatu cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian dengan fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatannya dan mencapai sasaran-sasarannya.

Ada beberapa prinsip dalam manajemen perkantoran, diantaranya:

a.         Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

b.        Tata ruang kantor.

c.         Mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis.

d.        Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja.

e.         Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.

f.         Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.

g.        Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan.

h.        Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.

Yang termasuk dalam proses manajemen perkantoran antara lain:

a.         Planning (merencanakan)

Membuat perencanaan untuk diproyeksikan pada masa mendatang. Perencanaan memerlukan pengetahuan dan pengalaman yang luas. Hasilny akan tampak pada keputusan apa saja yang akan dilakukan serta metode pelaksanaan untuk mencapai sasaran.

b.        Organizing (mengorganisasikan)

Menyusun struktur kekuasaan formal dengan batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai objek tertentu. Objek ini dicapai dengan dengan gabungan usaha berbagai spesialis dalam organisasi.

c.         Actuating (melaksanakan)

Pengarahan dan pengawasan secara efektif aktivitas-aktivitas dalam perkantoran, mengadopsi dan menerapkan kebijakan kepegawaian yang dapat dikerjakan sehingga akan memelihara suatu tingkatan pelatihan moral yang diinginkan.

d.        Controlling (pengawasan)

Pengawasan administrasi perkantoran berfungsi untuk membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.

Dilalaikannya fungsi ini akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi kinerja departemen, divisi dan stakehoders yang lain.

Tujuan dari pengawasan adalah:

·       Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinyu, karena persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

·       Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

·       Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

·       Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

·       Meningkatkan keterikatan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

2.             Komunikasi

  Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita, pesan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001).

 Proses Komunikasi

a.         Develop an idea (berfikir, mengembangkan ide). Sebelum pengiriman pesan, sender berfikir dahulu mengenai apa yang akan disampaikan.

b.        Encoding (merubah pesan ke dalam bentuk sandi). Mengubah pesan informasi ke dalam simbol-simbol (sandi) misalnya tulisan, angka, gerakan tubuh, yang mampu memindahkan pengertian.

c.          Transmitting the message (pengiriman berita/penyampaian pesan) baik verbal maupun non verbal atau bagaimana pesan akan disampaikan.

d.        Memilih channel (saluran) untuk mengirimkan pesan agar saluran komunikasi terbebas dari hambatan.

e.         Receiver (penerima berita). Penerimaan pesan oleh receiver (penerima) melalui panca inderanya.

f.         Decoding (pengertian atau penterjemahan pesan). Receiver mengerti atau memahami akan isi pesan yang disampaikan oleh sender dengan mengartikan atau menterjemahkan simbol-simbol atau sandi.

g.        Feedback (respon, tanggapan, umpan balik).

Fungi komunikasi

a.         Fungsi Kontrol

Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya. Komunikasi informal juga dapat mengontrol perilaku karyawan  (misalnya, bila ada karyawan yang memberi layanan dengan lambat/salah  temanya akan mengingatkan).

b.        Fungsi Motivasi

Fungsi ini biasanya diberikan melalui feedback kepada bawahan (sebaik apa mereka mengerjakan pekerjaan, dan pemberian motivasi untuk memperbaikinya atau meningkatkan kinerjanya di masa yang akan datang).

c.         Fungsi Emosi

Salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi sosial. Komunikasi dapat dilakukan secara formal ataupun informal dimana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi seperti frustasi, tidak puas dengan pekerjaan yang ditanganinya kepada teman kerja dan lain sebagainya.

d.        Fungsi Informasi

Fungsi ini digunakan untuk memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. 

3.3         Konsep Perpustakaan

3.3.1   Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan merupakan hal yang penting untuk diadakan dan di perhatikan secara khusus karena melihat fungsi dan isinya. Namun untuk memperkuat teori tentang perpustakaan ada bebrapa pakar yang mendefinisikan perpustakaan. Salah satunya menurut Sulistyo-Basuki yang mendefinisikan bahwa:

“Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” (Sulistyo-Basuki, 1991: 3).

Dalam pengetian ini, perpustakaan diidentikan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, pemanfaatan (Lasa Hs, 2005:48). Sebagai lembaga keilmuan, perpustakaan tidak disyaratkan tenaga pengelolanya yang semestinya dikelola oleh tenaga terdidik.

Menurut Ensiklopedi Nasional Indonesia dalam Lasa Hs (2005:49), perpustakaan diartikan dengan kumpulan buku yang tersimpan di suatu tempat tertentu milik suatu instansi tertentu. Perpustakaan modern seperti sekarang ini juga menyediakan video, film, kaset, piringan hitam dan sebagainya. Dalam pengertian ini perpustakaan hanya terbatas pada sejumlah bahan pustaka (bahan buku dan nonbuku) yang dimiliki oleh suatu lembaga swasta atau pemerintah.

Sedangkan menurut Undang-Undang RI No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 ayat (1) menjelaskan bahwa:

“Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”

(pasal 1 ayat (1) UU RI No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan).

3.3.2   Aktivitas Perkantoran di Perpustakaan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Dengan adanya manajemen, seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu lembaga tersebut akan berusaha memfungsikan diri sesuai ketentuan lembaga/perpustakaan.

Setiap organisasi memerlukan manajemen. Manajemen berfungsi untuk mengatur aktivitas seluruh elemen dalam suatu lembaga. Oleh karena itu, dalam proses manajemen diperlukan perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan dan pengendalian.

1.             Perencanaan perpustakaan

Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang memerlukan perencanaan dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem dan perlengkapannya. Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak jelas tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan dan lambannya perkembangan perpustakaan.

Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi/lembaga. Maju mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana dan tingkat pendidikan pemakai. Oleh karena itu, kebutuhan tenaga untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan jenis perpustakaan yang lain.

Menurut Lasa Hs dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan menyebutkan pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal berikut ini:

a.         Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas dalam perpustakaan.

b.        Perencanaan merupakan alat pengawasan.

c.         Perencanaan yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi.

Perencanaan dalam perpustakaan dapat berfungsi untuk:

a.         Membantu tercapainya tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan harus dilaksanakan secara berkelanjutan.

b.        Tercapainya efektivitas dan efisiensi yang menunjukkan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.

2.             Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatuan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga perpustakaan secara efisien.

Sementara itu Sulistyo-Basuki (1993:193) menyatakan bahwa koordinasi merupakan pengaitan berbagai bagian organisasi untuk mencapai pelaksanaan yang harmonis. Oleh karena itu diperlukan penyesuaian terus menerus antar bagian dalam suatu organisasi.

Struktur Organisasi Perpustakaan

Organisasi timbul karena adanya kebutuhan untuk mengumpulkan orang-orang dalam rangka pencapaian tujuan bersama melalui pembagian kerja. Pembagian kerja ini akan efektif apabila di dalam organisasi yang jelas, baik secara makro maupun mikro.

Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan dan sasaran. Dengan adanya struktur, program-program dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu dikelompokkan ke dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian tujuan perpustakaan.

Ada beberapa macam struktur organisasi dalam perpustakaan. Hal ini dimengerti karena perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaunginya, dana, sumber daya manusia. Oleh karena itu struktur masing-masing jenis perpustakaan dapat disebutkan sebagai berikut:

a.         Struktur organisasi perpustakaan sekolah

b.        Struktur organisasi perpustakaan khusus

c.         Struktur organisasi perpustakaan umum

d.        Struktur organisasi perpustakaan perguruan tinggi

e.         Struktur organisasi perpustakaan masjid

3.             Penganggaran

Anggaran erat hubungannya dengan proses perencanaan lembaga (dalam hal ini adalah lembaga perpustakaan), karena sumber daya dan kegiatan akan memerlukan anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan atau pusat informasi.

Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun.

Penganggaran berfungsi sebagai:

a.         Alat perencanaan

b.        Alat koordinasi

c.         Alat pengendalian

d.        Menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan

4.             Kepemimpinan

Kepemimpinan yang efektif tergantung sejauh mana seorang pemimpin itu mampu menggunakan berbagai gaya kepemimpinan dengan sebaik-baiknya. Kepemimpinan yang efektif tidak mesti tergantung pada pemilikan sifat tertentu, tetapi juga dipengaruhi oleh kemampuannya dalam menangani situasi tertentu yang dihadapinya.

Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses manajemennya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan semua hal di atas memerlukan interaksi pemimpin dan yang dipimpin. Hubungan kedua elemen ini mempengaruhi kinerja perpustakaan yang amat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar kekuasaan untuk mengajak dan mengerakkan orang lain untk melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu.

Seorang pemimpin perpustakaan harus memiliki kekuasaan dan wewenang untuk mempengaruhi dan memotivasi bawahan. Motivasi merupakan proses pengembangan dan pengarahan perilaku baik indvidu maupun kelompok agar mereka meningkatkan produk yang diharapkan sesuai tujuan dan sasaran organisasi/perpustakaan.

Keberhasilan kepemimpinan perpustakaan dipengaruhi oleh kualitas pimpinan dalam memotivasi bawahan agar mampu bekerja dengan baik dan mencapai prestasi puncak sesuai kemampuan dan keahlian masing-masing.

5.             Pengawasan

Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab suatu perpustakaan perlu pengawasan agar dapat diperoleh hasil sebagaimana yang diharapkan, selain untuk memperoleh peningkatan kualitas. Dengan peningkatan ini diharapkan mampu  menjamin aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga memberikan hasil atau produk seperti yang diharapkan.

Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan dan tindakan korektif menunjukkan bahwa sistem manajemen itu sehat. Apabila fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan dapat berjalan dengan baik, berarti sistem manajemen perpustakaan itu sudah baik.

6.             Komunikasi

Proses komunikasi di perpustakaan:

a.         Pustakawan sebagai komunikator, menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Menyampaikan pesan-pesan berisi informasi.

b.        Informasi perpustakaan sebagai pesan. Pesan yang disampaikan berwujud lisan/ucapan, tulisan di buku atau bahan cetak lainnya.

c.         Koleksi perpustakaan sebagai media yang digunakan dalam proses komunikasi.

d.        Masyarakat pengguna atau pustakawan sebagai komunikan

e.         Efek yang ingin dicapai adalah agar pengetahuan, sikap maupun perilaku komunikan dapat berubah

Lay out dalam Perpustakaan

Yang dimaksud dengan penggunaan lay out dalam perpustakaan adalah:

1.             Lay out tertutup adalah dimana si pembaca tidak dapat mengambil buku sendiri melainkan harus melalui petugas dan buku dicari melalui katalog yang tersedia. Pada akses tertutup biasanya perpustakaan memberi penyekat kaca atau partisi untuk membatasi pengunjung (ruang baca) dengan menyimpan koleksi perpustakaan, penggunaan penyekat kaca antara stock dan ruang baca menurut seorang arsitek bernama Mise Vander Rohe merupakan wujud dari konsep tranparasi yaitu bidang pembatas yang digunakan bukan lagi diding melainkan dengan kaca. Ada beberapa dasar pola ruang berdasarkan dinding pembatasanya menurut Edward Hall dalam Laurens (2004:194) yaitu:

a.         Ruang berbatas tetap dilingkupi oleh pembatas yang relatif tetap dan tidak mudah digeser  seperti dinding dan jendela.

b.        Ruang berbatas semi adalah yang pembatasnya bisa berpindah pindah.

c.         Ruang informal adalah ruang berbentuk singkat jika diperlukan.                                            

2.             Lay out terbuka adalah pengunjung dapat bebas memilih atau mencari buku yang diinginkan tanpa bantuan dari petugas. kelemahannya adalah buku bisa cepat rusak atau hilang.

Dewasa ini, akan lebih cocok menggunakan lay out yang terbuka karena ini tidak akan membuat repot pengunjung dan pustakawan.dan juga lay out terbuka akan sangat efektif mungkin karena apa yang diinginkan pegunjung maka mereka akan mengambil sendiri yang mereka mau baca dan sesuai. Lay out yang baik adalah yang berhasil menarik banyak pengunjung untuk datang ke perpustakaan karena mereka juga melihat tata ruang perpustakaan yang bagus dan nyaman.

BAB IV

PENUTUP

4.1         Kesimpulan

Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian suatu kegiatan informasi. Konsep kantor terbagi atas dua jenis, diantaranya adalah kantor dalam arti statis dan kantor dalam arti dinamis. Kantor dalam arti statis meliputi lay out kantor, peralatan dan mesin yang digunakan dan lingkungan kantor, sedangkan kantor dalam arti dinamis meliputi kegiatan administrasi, komunikasi dan kontrol atau pengawasan.

Perpustakaan juga merupakan suatu organisasi atau lembaga yang melakukan kegiatan administrasi dan merupakan salah satu tempat pengendalian suatu kegiatan informasi.

Dalam administrasi perkantoran yang dilakukan di ruang lingkup perpustakaan, diperlukan adanya pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan dalam penyelenggaraan perkantoran di perpustakaan guna membantu pimpinan organisasi atau instansi perpustakaan tersebut dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi. Dalam penyelenggaraan aktivitas atau kegiatan perkantoran di perpustakaan tersebut, maka harus dilakukan pengorganisasian tugas-tugas operasional perpustakaan, penentuan lokasi perpustakaan, penyusunan tata ruang di perpustakaan, penunjukan dan pengelompokan sumber daya manusianya, penyusunan tata cara pelaksanaan tugas-tugas perkantoran di perpustakaan hingga penyusunan buku pedoman pegawai dan peningkatan efisiensi pekerjaan kantor di perpustakaan.

4.2         Saran

DAFTAR PUSTAKA

Badudu-Zain. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Ensiklopedia Nasional Indonesia Vol. 16. 1990. Jakarta: PT Cerah Pustakatama.

http://library.uii.ac.id/sdm/publikasi-perpustakaan-uii/Buletin-Perpustakaan/Edisi-46-Desember-2005/Analisis-Lingkungan-Perpustakaan/ (diakses pada tanggal 29 Juni 2013).

http://putraews.blogspot.com/2012/01/pengawasan-dan-penilaian-perpustakaan.html (diakses pada tanggal 29 Juni 2013).

Lasa Hs. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.

Murniati. 2006. Skripsi Proses Komunikasi di Perpustakaan. Medan: Fakultas Perpustakaan dan Sistem Informasi USU http://repository.usu.ac.id/handle/1234567889/6412 (diakses pada tanggal 29 Juni 2013).

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.